【自動化】見やすいシフト表をエクセルで簡単に作る方法

【自動化】見やすいシフト表をエクセルで簡単に作る方法 Excel

こんにちは、零二(@ReijiMinami)です。

今回の内容は、医療・介護の現場で欠かせないシフト表(勤務予定表)の作り方についてです。

東子
東子

勤務希望を笑顔で対応してくれる
私の上司はすごいわね~

零二
零二

実際にシフト表を作ってみると、
結構頭を抱える作業だよ。

でも少しの工夫で、面倒な工程を省くことは可能だよ!

今回は、何回かの連載記事に分けて
見やすいシフト表作りが少しでも楽になる方法
紹介していきます。

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はじめに

結論、シフト表作りは今よりもっと簡単に作れます

実際に私は看護師のシフト表作りに携わったことがありますが、「ナーススケジューリング問題」と呼ばれるくらい、勤務条件や従業員の希望に合ったシフト表作りは極めて労力がいる作業ですよね。

私は作業療法士なので、このシフト表作りをいくつかの工程に分けて分析してみましょう。

シフト表作りの工程はいくつかに分けられる

  • シフト表の枠線を引く
  • 従業員の名前を入れる
  • 新しい月日と曜日を入力する
  • 土日祝を分かりやすくする
  • 職場の予定を入力する
  • あらかじめ従業員に勤務希望を聞く
  • 希望や条件に沿ってシフトを組む
  • 条件に満たしているか数を数えて確認する

このように分けると色々な工程がありますが、
1番労力を使うのは赤線を引いた「シフトを組む」工程ですね?

しかし、間違いなく他の工程でも結構な時間が使われていると思います。

今回は1記事では収まらない内容ですので、
いくつかの連載に分けて、上記の黄色い線で引いた工程をより簡単に出来るよう、丁寧に説明していきます。

最終的なゴールは、
今シフト表作りにかかっている時間の20%カットです。

どうぞ、一緒にチャレンジしていきましょう。

連載目次:見やすいシフト表をエクセルで簡単に作る方法

  1. 【シフト表作り】月日の入力を完全自動化しよう
  2. 【シフト表作り】 土日祝の色付けを完全自動化しよう
  3. 【シフト表作り】 勤務日数や休みの数を自動で数えてみよう
  4. ~以下、随時加筆予定~

おわりに

本連載は、実際の体験やリクエストを元に随時加筆していく予定です。

皆さんのリアルな声が、実際の現場に寄り添った記事作りに繋がりますので、どうぞ 零二(@ReijiMinami) 宛にその声をお寄せ下さい。

なお、当ブログではやり方を覚えることを主な目的としておらず、
真似してみるだけでより効率的なやり方を現場に取り込むことが出き、
なおかつ事務処理が楽になることで専門職としての本業に使える時間が増えることをゴールとしています。

もし記事内で分かりにくい点がございましたら、
それについても遠慮なく連絡して頂ければと思います。

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